Coördinator Service Desk
Baalderborg Groep

Het team Servicedesk is op zoek naar een enthousiaste en dynamische:

Coördinator Servicedesk & Beheer
(36 uur per week)

De afdeling ICT faciliteert medewerkers en cliënten vanuit een ICT perspectief zo maximaal mogelijk in de doelstellingen van de organisatie. Zij houdt zich bezig met de inrichting en ondersteuning van alle ICT-zaken. De afdeling is in doorontwikkeling naar een regie-organisatie, waarbij de doelstelling is dat er optimaal wordt samengewerkt met specialistische partners en de regie bij ICT ligt. Een goede regie zorgt dat alle diensten aansluiten op de behoeften en doelstellingen van Baalderborg. De volledige afdeling ICT bestaat uit vier teams te weten, ICT advies, Functioneel applicatiebeheer en ICT Techniek en ICT Servicedesk.

Binnen de afdeling, bestaande uit 12 collega’s verdeeld over vier teams, vind je een hechte afdeling, wat betekent dat je nauw samenwerkt en elkaar waar nodig ondersteunt. In deze ‘wij’-cultuur krijg je de kans om je verder te specialiseren in je aandachtsgebied(en). De informatievoorziening wordt de komende jaren verder geprofessionaliseerd en er is veel aandacht voor een goede zorg en IT alignement. De standplaats van de ICT-afdeling is Ommen.

Wat wordt er van je verwacht?
Je coördineert de dagelijkse werkzaamheden binnen de ICT Servicedesk en geeft verder vorm aan het serviceproces (problem, change en incidentmanagement). Je fungeert als aanspreekpunt voor de steakholders van de Servicedesk ICT en je houdt je bezig met het aannemen, doorverwijzen en  afhandelen van informatieverzoeken, serviceverzoeken, verstoringen, wijzigingen en klachten. Je houdt rekening met prioriteiten en belangen rondom meldingen van betrokkenen.

Je onderhoudt op frequente basis contact met onze ICT-partners ten aanzien van het realiseren van het SLA en contracten.
Je signaleert trends ten aanzien van binnengekomen meldingen en bespreekt deze met de ICT adviseurs. Je geeft gevraagd en ongevraagd advies over mogelijke verbeteringen ten aanzien van de dagelijkse gang van zaken.
Je signaleert (preventief en proactief) afwijkingen en structurele knelpunten en informeert betrokkenen hierover.
Je coördineert de communicatie rondom geplande en niet geplande activiteiten van de afdeling ICT.

Coördinatie en afstemming:

  • Verdeelt vanuit een niet hiërarchische positie de dagelijkse werkzaamheden van de afdeling;
  • Ziet toe op de uitvoering, voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden, controleert de verrichte werkzaamheden, corrigeert en stuurt indien nodig bij;
  • Signaleert problemen in de bezetting en lost deze op, zo nodig in overleg met de leidinggevende;
  • Is het eerste aanspreekpunt voor in- en externe contacten t.b.v. de dienstverlening van de ICT Servicedesk en fungeert als tussenpersoon bij opmerkingen, vragen en/of klachten;
  • Geeft input voor het jaarplan van de afdeling en doet (verbeter)voorstellen voor procedures en procesbeschrijvingen;
  • Draagt mede zorg voor de uitvoering en naleving van het jaarplan, beleid en processen binnen de afdeling en informeert de leidinggevende over afwijkingen;
  • Heeft op frequente basis contact met onze ICT-partners ten aanzien van het realiseren van het SLA en contracten.

Ondersteuning, incident- problem en changemanagement:

  • Fungeert als aanspreekpunt voor informatieverzoeken, serviceverzoeken, verstoringen, wijzigingen en klachten inzake ICT, registreert deze en beoordeelt op urgentie en impact (prioriteit) en verzorgt de communicatie naar de organisatie;
  • Beantwoordt/ behandelt waar mogelijk zelf informatieverzoeken, serviceverzoeken, verstoringen, wijzigingen en klachten, lost deze zelf op (1e lijns) of zet deze door naar 2de dan wel 3de lijns;
  • Bewaakt de opvolging en afhandeling van informatieverzoeken, serviceverzoeken, verstoringen, wijzigingen en klachten en de terugkoppeling hierover aan de gebruikers;
  • Ziet toe op het proces van incident- en changemanagement en spreekt betrokkenen aan op naleving van afspraken;
  • Ondersteunt en instrueert gebruikers bij het gangbare gebruik van informatiesystemen, programmatuur en apparatuur.

 Signaleren en optimaliseren:

  • Signaleert bijzonderheden, structurele knelpunten en ondersteuningsbehoeften en bespreekt dit met de interne klant, behandelaar en/of diens leidinggevende;
  • Stelt overzichten en rapportages op en geeft toelichtingen;
  • Ontwikkelt en implementeert processen betreffende de Servicedesk ICT door het opstellen van (verbeter)voorstellen, het informeren en adviseren van de leidinggevende aangaande ontwikkelingen, kansen en structurele knelpunten en het initiëren en implementeren van kwaliteitsverbetering van de dienstverlening;
  • Draagt zorg voor de inrichting en (functioneel) beheer van de melding- en registratiesoftware;
  • Neemt deel aan overlegvormen en projecten.

Beheer en administratie:

  • Beheert voorraden van materialen en apparatuur en plaatst bestellingen volgens bestaande richtlijnen en afspraken;
  • Ontvangt bestellingen en draagt zorg voor het aanvullen van materialen;
  • Verwerkt en actualiseert gegevens in de melding- en registratiesoftware;
  • Verricht diverse administratieve werkzaamheden zoals het bijwerken van gebruikershandleidingen en instructies, archivering en het invoeren van contracten.

Uitgebreide functieomschrijving

Functie-eisen:

Kennis:
Kennis is vereist op hbo werk- en denkniveau verkregen door een opleiding op mbo-4 niveau aangevuld met werkervaring op het gebied van automatisering en ervaring met het ontwikkelen, aansturen en coördineren van werkprocessen. Heeft daarnaast kennis van ITIL processen administratieve procedures en richtlijnen, ervaring met voor de functie relevante software en kennis van/ervaring met Topdesk. Inzicht in werkprocessen van andere afdelingen is vereist voor interne afstemming en doorverwijzing.

Overige functie-eisen:

  • Geduld en doorzettingsvermogen zijn vereist bij het aansturen van de afdeling en bij het aannemen van informatieverzoeken, serviceverzoeken, verstoringen, wijzigingen en klachten, het beantwoorden van vragen en het oplossen van problemen.
  • Systematisch en ordelijk werken zijn vereist bij het registeren en doorzetten van meldingen en bij het bewaken van de opvolging en afhandeling en bij het opstellen van rapportages en overzichten.
  • Integriteit en betrouwbaarheid zijn vereist bij het kunnen inzien, wijzigen en verwijderen van vertrouwelijke informatie.
  • Representatief voorkomen en gedrag zijn vereist bij het hebben van in- en externe contacten;
  • Digitale geletterdheid is vereist bij het oplossen van diverse 1e lijns storingen.

Wat zoeken wij in jou?

  • MBO(+) of HBO denk- en werkniveau, liefst een afgeronde opleiding in de richting van ICT;
  • Meerdere jaren relevante werkervaring bijvoorbeeld als engineer of beheerder of binnen de support/beheer afdeling. Ervaring als coördinator of ervaring met leiding geven aan een team is een pre;
  • Je bent bekend met de IT-service- en supportprocessen volgens ITIL;
  • Microsoft georiënteerde omgevingen zijn bekend terrein voor jou (Windows Server, Office365, Azure, Intune);
  • Wij zoeken iemand die standvastig is en beslissingen durft te nemen. Je kunt goed het overzicht bewaren en werkt nauwkeurig;
  • Goed ontwikkelde communicatieve en sociale vaardigheden. Daarnaast een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Je hebt een servicegerichte en no-nonsense instelling;
  • Je bent flexibel en stressbestendig.

Verklaring omtrent gedrag (VOG)
Alvorens een arbeidsovereenkomst wordt aangegaan is de nieuwe medewerker verplicht om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen en voert de Baalderborg Groep een referentiecheck uit. De aanvraag voor de VOG en de vraag om toestemming voor het nagaan van referenties ontvang je tijdens de sollicitatieprocedure van P&O.

Wij bieden jou:

  • Uitdagende ICT casuïstiek binnen een open en laagdrempelige organisatie;
  • Een passend salaris op basis van kennis en ervaring;
  • Een tijdelijke overeenkomst voor een jaar met de intentie deze om te zetten in een contract voor onbepaalde tijd;
  • 8,33% eindejaarsuitkering, een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden met o.a. een fietsenregeling, uitruilregeling reiskosten en koop/verkoop verlof;
  • Salarisverhoging juni 2021;
  • 8% vakantietoeslag;
  • Een uitdagende baan in een enthousiast team!
  • Arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO-Gehandicaptenzorg. Het salaris is in afwachting van de definitieve FWG-indeling in eerste instantie ingedeeld in FWG 50 en bedraagt afhankelijk van ervaring maximaal € 3.624,00 op basis van 36 uur.

De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden op donderdag 19 november 2020.

Enthousiast geraakt?

Voor meer informatie kun je in week 43 en 44 contact opnemen met Bob Holthof, programmamanager, (0523 - 287 100) of via b.holthof@baalderborggroep.nl. In week 45 kun je contact opnemen met Tom Luhukay, hoofd ICT, (0523 - 287 100) of via t.luhukay@baalderborggroep.nl. Via onze site www.baalderborggroep.nl (werken bij ons, actuele vacatures) kun je tot en met zondag 8 november 2020 reageren op deze vacature.

Type Werkplein
Organisatie Baalderborg Groep
Locatie Baalderborg Groep, stafgebouw te Ommen
Postcode 7731EH
Stad Ommen
Werkveld Gehandicaptenzorg
Opleidingsniveau Niveau 4
Arbeidstijd Full time
Uren van 36
Uren tot 36
Arbeidsovereenkomst bepaalde tijd, voor een jaar met mogelijkheden voor verlenging
CAO Gehandicaptenzorg
Informatie verkrijgen bij Tom Luhukay, hoofd ICT 0523 - 287 100 of via t.luhukay@baalderborggroep.nl
Functie(s) Manager ICT
Publicatiedatum 16-10-2020
Reageer voor 09-11-2020
Ingangsdatum 01-01-2021
Nummer 55464
Doorsturen Bekijk PDF

Baalderborg Groep

De Baalderborg Groep is gespecialiseerd in zorg voor mensen met een verstandelijke en/of lichamelijke beperking en ouderenzorg. Kenmerkend voor onze zorg zijn de betrokkenheid, het respect en de aandacht voor de cliënt, voor zijn of haar familie en voor elkaar. De Baalderborg Groep is een christelijke stichting, waarbij ontmoeting, aandacht, betrokkenheid en professionaliteit de kern zijn van ons handelen. U vindt ons op ruim 80 locaties in Overijssel en Drenthe met voorzieningen op het gebied van wonen, werken, dagactiviteiten, logeren en recreatie. Met ca. 1550 medewerkers en 600 vrijwilligers bieden wij ontwikkelingsmogelijkheden, ondersteuning, (ambulante) begeleiding, verzorging of verpleging aan iedereen die dat nodig heeft om een zo zelfstandig mogelijk leven te kunnen leiden, midden in de samenleving. Dat doen we vanuit de opvatting dat iedereen erbij hoort. Ieder mens leeft zijn leven.

Meer over Baalderborg Groep