Secretaresse - Receptioniste
Kadera, aanpak huiselijk geweld

Interne / externe vacature

Voor Team Bedrijfsvoering zijn wij op zoek naar een:

Secretaresse - Receptioniste
voor 24 uur per week, met in ieder geval de vrijdag als werkdag

Omschrijving
In de rol van Secretaresse / Receptioniste ben je het eerste aanspreekpunt van de organisatie. Je ontvangt bezoekers bij de receptie, informeert collega’s over de komst van het bezoek en je handelt vriendelijk en accuraat het binnenkomende telefoonverkeer af. Je bent scherp in het filteren van informatie om zo de telefoontjes zo goed mogelijk af te handelen. Daarnaast verzorg je diverse secretariële werkzaamheden:

  • Je beoordeelt inkomende post / e-mail en legt de post / e-mail ter afhandeling voor aan de betreffende collega;
  • Je verricht (digitale) archiefwerkzaamheden in ons documentbeheersysteem Infoland.
  • Organiseert op verzoek van collega’s in- en externe vergaderingen, en reserveert vergaderruimtes;
  • Je houdt de bezoekersagenda in de gaten;
  • Je verricht diverse ondersteunende werkzaamheden zoals het printen van boekjes voor hulpverleners, het maken van certificaten, Powerpoints, Excel overzichten etc.
  • Je werkt verslagen uit en houdt de agenda’s bij van de Managers Hulpverlening;
  • Het kan voorkomen dat je bij afwezigheid van de directiesecretaresse een vergadering dient te notuleren;
  • Je ondersteunt de financiële administratie, bijvoorbeeld het inboeken van inkoopfacturen of het maken van facturen.
  • Je ondersteunt de personeelsadministratie.
  • Je plaatst mededelingen op het intranet (Sharepoint) en de website van Kadera.
  • Je zet hulpvragen m.b.t. ICT door naar de juiste interne medewerker of externe helpdesk.
  • Bij afwezigheid van de facilitair medewerker neem je een deel van de taken over.
  • Je denkt mee in mogelijkheden tot verbetering van de werkmethoden en procedures.

Een belangrijk aspect van de functie is de digitaliseringsslag waar wij middenin zitten. Diverse ondersteunende werkzaamheden op dit gebied maken onderdeel uit van je takenpakket.

De Secretaresse / Receptioniste rapporteert aan de Manager Bedrijfsvoering, ICT & Control van de organisatie en functioneel aan de Directiesecretaresse. Het secretariaat bestaat uit 2,5 FTE.

Wat verwachten wij?
Je bent in het bezit van een MBO-diploma (secretarieel), hebt relevante werkervaring als Secretaresse / Receptioniste en beschikt over expertise op het vlak van digitalisering. Kennis van Office 365 (Outlook, Word en Excel) en Sharepoint is beslist noodzakelijk, kennis van AFAS en Infoland is een pré. Je beschikt over een prettige telefoonstem, bent representatief en werkt accuraat. Je beschikt over goede organisatorische vaardigheden en een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. Je bent een daadkrachtig persoon die stevig in de schoenen staat en snel kan schakelen. Je hebt een proactieve, dienstverlenende, klantgerichte instelling en bent flexibel, zelfstandig en integer.

Aanbod
Wij bieden in eerste instantie een jaarcontract voor 24 uur per week en daarnaast een nul-urencontract voor een jaar voor inval. Een verlenging van het contract behoort tot de mogelijkheden. Salariëring en overige arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Sociaal Werk, schaal 5 (max. € 2.936,-- bruto per maand bij 100% dienstverband).

Informatie en sollicitatie
Inlichtingen worden desgewenst verstrekt door Gea Kroes en/of Ilona Brouwer via telefoonnummer 088-4222495. Je kunt je sollicitatie tot 21 april 2021 a.s. richten aan Stichting Kadera, via Zorgselect. De vacature wordt zowel intern als extern uitgezet, bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

*Sollicitatiegesprekken vinden eind april plaats*

Type Vacature
Organisatie Kadera, aanpak huiselijk geweld
Locatie Kadera
Postcode 8011GD
Stad Zwolle
Werkveld Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening
Opleidingsniveau Mbo
Arbeidstijd In overleg
Arbeidsovereenkomst bepaalde tijd, voor een jaar met mogelijkheden voor verlenging
CAO CAO Sociaal Werk
Functie(s) Receptionist
Secretaresse
Publicatiedatum 07-04-2021
Reageer voor 21-04-2021
Ingangsdatum 07-04-2021
Nummer 64099
Doorsturen Bekijk PDF

Kadera, aanpak huiselijk geweld

Stichting Kadera aanpak huiselijk geweld vindt huiselijk geweld onacceptabel. Het voorkomen en stoppen van huiselijk geweld is onze core business. Wij geven hier invulling aan middels preventie, vroegsignalering, ambulante trajecten, opvang en nazorg. Wij werken vanuit respect voor en vertrouwen in de kracht en de mogelijkheden van de cliënt, de medewerker en samenwerkingspartners.

Meer over Kadera, aanpak huiselijk geweld