Vacatures

Functieomschrijving

Als assistent coördinator bij het Bureau Onderwijs Coassistenten (BOC) vorm je de spil in de organisatie rondom de coassistenten die bij Isala hun coschappen lopen. Je werkt midden in een academische en opleidingsgerichte omgeving waarin aandacht voor kwaliteit van opleiden, een veilig leerklimaat en persoonlijke begeleiding centraal staan. Het BOC bewaakt en organiseert de volledige studentreis van instroom tot uitstroom en ondersteunt daarmee zowel coassistenten als de begeleidende afdelingen in het ziekenhuis.

In de dagelijkse praktijk ben je het vaste aanspreekpunt voor coassistenten, voor de klinische afdelingen binnen Isala en voor externe partners zoals het UMCG en andere faculteiten. Je zorgt dat administratieve en organisatorische processen soepel verlopen en dat alle betrokkenen de juiste informatie en faciliteiten krijgen zodat coschappen goed voorbereid en begeleid kunnen worden. Daarbij onderhoud je structureel contact met verschillende interne stakeholders zoals HR, ICT en de opleiders van de afdelingen.

Je werkzaamheden zijn breed en gericht op het ondersteunen van de gehele coschappenlogistiek. Denk aan het verwerken van instroom- en personeelsgegevens, het beheren van benodigde documenten en het bijhouden van registraties. Je vraagt accounts en autorisaties aan en ziet erop toe dat deze gedurende de looptijd van een coschap goed beheerd worden. Daarnaast draag je bij aan de planning en indeling van stages: je verwerkt roosterwijzigingen en mutaties en handelt deze conform afgesproken richtlijnen af.

Een belangrijk onderdeel van de functie is het ondersteunen van (en meedenken over) introductie- en opleidingsactiviteiten. Je ondersteunt bij de organisatie van het introductieprogramma en regelt praktische zaken zoals het reserveren van ruimtes, het klaarzetten van materialen en de communicatie richting studenten en betrokkenen. Daarnaast bewaak je de juistheid en actualiteit van informatie in documenten, op intranet en in andere communicatiekanalen zodat iedereen over recente en betrouwbare informatie beschikt.

Administratieve taken op het gebied van planning, verslaglegging en declaratieverwerking maken ook onderdeel uit van je werk. Je levert een bijdrage aan het opstellen en onderhouden van administratieve processen en procedures, en je signaleert waar verbeteringen mogelijk zijn om het werk voor coassistenten en begeleiders efficiënter en overzichtelijker te maken. In samenwerking met de affiliatiecoördinator en onderwijskundig adviseur draag je bij aan duurzame verbeterstappen binnen het team.

Je komt terecht in een gemotiveerd en betrokken team dat werkt met een jeugdige en energieke doelgroep. De werkomgeving is dynamisch en veranderend: geen dag is hetzelfde en je hebt regelmatig te maken met meerdere lopende dossiers en korte doorlooptijden. De samenwerking met zowel interne afdelingen als externe onderwijsinstellingen vraagt om een proactieve en servicegerichte houding. Binnen het team is collegialiteit belangrijk; je werkt samen aan heldere processen en een veilige leeromgeving voor coassistenten.

Isala is een van de grootste opleidingsziekenhuizen van Nederland en ontvangt jaarlijks veel coassistenten van het UMCG en incidenteel van andere universiteiten. De coschappen vinden plaats op verschillende locaties binnen Isala, waaronder Zwolle, Meppel en Hardenberg. Daardoor zijn organisatorische vaardigheden en het vermogen om processen te overzien in een complexe setting van grote waarde. De rol biedt ruimte om bij te dragen aan procesverbetering en professionalisering van het onderwijs- en begeleidingsaanbod voor coassistenten.

Kortom: in deze functie werk je op het snijvlak van onderwijs en zorg, met veel contactmomenten, coördinerende taken en administratieve verantwoordelijkheid. Je ondersteunt het leerproces van toekomstige artsen door betrouwbare organisatie en service te leveren aan studenten, begeleiders en opleiders. De functie vraagt oog voor detail, doorzettingsvermogen en het vermogen om overzicht te houden in een levendige en academisch georiënteerde werkomgeving.

Functie eisen

Hbo werk- en denkniveau (bij voorkeur richting HR, planning of administratie), nauwkeurig en overzicht behouden in een dynamische en complexe omgeving, goede communicatieve vaardigheden en toegankelijke benadering, flexibel en klantgericht met bereidheid op vaste dagen aanwezig te zijn (in eerste instantie woensdag en donderdag) en incidenteel buiten kantoortijden te werken, proactief en oplossingsgericht, gericht op samenwerking, goede kennis van Microsoft Office en ervaring met systemen zoals YouForce, roosteradministratie en een planningstool

Inschaling

Administratief, secretarieel en planning