Vacatures

Functieomschrijving

Ben jij zorgvuldig, gastvrij en houd je van afwisseling? Als Frontoffice secretaresse bij Vogellanden ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt voor patiënten, bezoekers en collega’s en zorgt dat iedereen op een professionele en persoonlijke manier te woord wordt gestaan. Of het nu aan de telefoon, aan de balie of via de mail is: jij luistert, denkt mee en zorgt dat mensen snel bij de juiste persoon of afdeling terechtkomen.

In deze veelzijdige functie combineer je gastvrijheid met nauwkeurigheid en organisatorisch inzicht. Je beheert agenda’s en plant en verzet afspraken, waarbij je rekening houdt met verschillende behandelaren en behandelruimtes. Je ziet aan wat niet goed aansluit en schakelt bij, zodat de dagelijkse planning soepel verloopt. Daarnaast verwerk je formulieren en patiëntgegevens en houd je dossiers en administratieve gegevens zorgvuldig bij. Belangrijke informatie laat je daar terechtkomen waar die nodig is, zodat collega’s kunnen vertrouwen op een betrouwbare administratieve afhandeling.

De functie heeft veel verschillende gezichten: de ene dag ligt de nadruk op frontofficetaken — patiënten en bezoekers ontvangen, de telefoon beantwoorden en mensen op weg helpen — en een andere dag kun je juist meer in een receptierol werken met bijbehorende taken. Deze variatie zorgt ervoor dat geen week hetzelfde is en dat je continu met verschillende onderdelen van het werk bezig bent. Die afwisseling biedt ook ruimte om jezelf te ontwikkelen en verschillende collega’s en werkprocessen beter te leren kennen.

Je komt terecht in een betrokken en gezellig team waar samenwerken en onderlinge ondersteuning belangrijk zijn. In het team wordt er nauw samengewerkt om alles rondom de patiënt goed te regelen; collega’s helpen elkaar waar nodig en het sociale klimaat is warm en professioneel. Samen vormen jullie het gezicht van de organisatie en dragen jullie bij aan de gastvrije ontvangst en de administratieve betrouwbaarheid van de zorgverlening.

Werken binnen Vogellanden betekent ook dat je onderdeel bent van een organisatie met een duidelijke maatschappelijke rol: revalidatie, bijzondere tandheelkunde en het bevorderen van een gezonde leefstijl. Op de hoofdlocatie in Zwolle werken verschillende specialismen samen — van polikliniek tot kliniek, en van kinderrevalidatie tot volwassenenzorg — waardoor je in een dynamische omgeving werkt met veel verschillende patiëntgroepen.

De functie vraagt om flexibiliteit in werktijden: diensten kunnen vroeg beginnen, later op de dag plaatshebben en wisselend worden ingeroosterd. Ook werk in het weekend en op feestdagen kan voorkomen. Die variatie in rooster hoort bij de rol en zorgt er ook voor dat het werkfragmentatie kent waarin je leert prioriteren en snel te schakelen.

Binnen Vogellanden hechten we veel waarde aan persoonlijke ontwikkeling en een gezonde werk-privébalans. Er is aandacht voor groei via trainingen en opleidingen en er zijn programma’s gericht op vitaliteit en loopbaanondersteuning. In het team krijg je de ruimte om van collega’s te leren en jezelf verder te ontwikkelen binnen de frontoffice- en receptiecontext.

Als Frontoffice secretaresse draag je direct bij aan hoe patiënten hun bezoek ervaren en aan de kwaliteit van de interne organisatieprocessen. Je rol is zowel zichtbaar voor bezoekers als essentieel voor de continuïteit van de zorgverlening achter de schermen. Als je het leuk vindt om mensen te helpen, overzicht te houden in drukke momenten en iets te betekenen voor patiënten en collega’s, dan is deze functie bij Vogellanden erg geschikt voor jou.

Functie eisen

MBO-3 werk- en denkniveau, bij voorkeur administratieve of secretariële richting; bij voorkeur ervaring als receptionist(e), frontofficemedewerker of binnen een medisch secretariaat; tactvol, klantgericht en empathisch; zelfstandig en goed in prioriteiten stellen; nauwkeurig en betrokken; flexibel inzetbaar, bereidheid tot wisselende roosters en weekenddiensten

Inschaling

Frontoffice secretaresse