Vacatures

Functieomschrijving

Ben jij een secretaresse die graag overzicht houdt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt? Voor het team Transculturele Psychiatrie zoeken we een enthousiaste en doortastende collega voor 20 uur per week. Je werkt vanuit locaties in Zwolle en Deventer en vormt samen met twee collega’s het secretariaat van het team.

Binnen Transculturele Psychiatrie bieden we specialistische psychiatrische zorg met aandacht voor de culturele achtergrond, levensgeschiedenis en context van cliënten. Het secretariaat speelt hierbij een belangrijke rol: je bent een aanspreekpunt voor cliënten en collega’s, je houdt het overzicht over administratieve processen en je ondersteunt het behandelteam zodat zij zich kunnen richten op de zorg.

Geen dag is hetzelfde. Samen met je twee collega’s bepaal je prioriteiten en zorg je dat het secretariaat goed georganiseerd blijft. Je werkzaamheden zijn afwisselend en praktijkgericht: je beheert mailboxen, beantwoordt telefoontjes en ontvangt bezoekers, plant en beheert afspraken en agenda’s, bereidt vergaderingen voor en werkt deze administratief uit. Daarnaast bewaak je het proces van aanmelding tot uitschrijving van cliënten, houd je actiepunten en afspraken bij en signaleer je waar processen vastlopen zodat je tijdig kunt bijsturen.

Je wacht niet af tot er iets op je bureau terechtkomt; je kijkt vooruit, stelt prioriteiten en denkt actief mee over hoe het werk slimmer en beter ingericht kan worden. Het team waardeert een collega die gastvrij en zorgvuldig werkt, maar ook zelfstandig kan handelen binnen de eigen verantwoordelijkheden. Er is ruimte om initiatief te nemen en verbeteringen door te voeren, bijvoorbeeld op het gebied van digitale werkwijzen en werkprocessen.

Je komt terecht in een professioneel en betrokken team waarin samenwerken centraal staat en waar ruimte is om mee te denken en jezelf verder te ontwikkelen. De aanstelling is voor één jaar met de mogelijkheid op een vast contract bij goed functioneren. De functie biedt daarnaast arbeidsvoorwaarden volgens de cao ggz, inclusief een 13e maand en een balansbudget. Werken bij Dimence betekent bijdragen aan een mentaal veerkrachtige samenleving en meewerken aan het versterken van de organisatie over locaties heen.

Functie eisen

Afgeronde opleiding tot secretaresse/managementassistent of vergelijkbaar, Relevante secretariële/administratieve werkervaring, Goede beheersing van Nederlands en Engels, Kunnen omgaan met drukte en veranderende prioriteiten, Betrouwbaar en zorgvuldig met vertrouwelijke informatie, Ervaring met digitale systemen; ervaring met Microsoft 365 en USER is een pré, Beschikbaar op dinsdag, woensdag en vrijdag, Ervaring binnen de ggz is gewenst maar niet verplicht

Inschaling

Secretaresse