Vacatures

Functieomschrijving

Ben jij een energieke en proactieve secretaresse die graag vooruitdenkt, overzicht houdt en managers écht ontzorgt? Als locatie secretaresse bij Zorggroep Noordwest-Veluwe ben je de verbindende schakel voor locatiemanagers binnen de sector Wonen & Leven. Vanuit meerdere zorglocaties ondersteun je locatiemanagers en draag je bij aan een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden en organisatiebrede activiteiten.

Je werkt vanuit de zorglocaties in Ermelo, Harderwijk en Nunspeet en maakt deel uit van een professioneel secretaresseteam waarin samenwerking en zelfstandigheid centraal staan. In deze functie richt je je op agenda- en mailboxbeheer, het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, het organiseren van uitnodigingen en correspondentie en het bewaken van afspraken en actiepunten. Daarnaast beheer je administratieve processen, verwerk je bestellingen en registraties in systemen zoals AFAS en houd je overzichten actueel.

Je speelt een belangrijke rol bij cliëntgebonden overleggen: je ondersteunt de voorbereiding van cliëntenraadvergaderingen, notuleert en beheert bijbehorende communicatiekanalen. Ook ondersteun je bij communicatie- en activiteitenwerk, zoals het verzorgen van nieuwsbrieven en het assisteren bij bewonersbijeenkomsten, vieringen en andere locatiegebonden evenementen. Afhankelijk van de locatie verleen je soms aanvullende secretariële ondersteuning aan organisatiebrede commissies en help je bij de planning van audits, projecten en bijeenkomsten.

Binnen het team krijg je ruimte om zelfstandig te werken en verbeteringen voor te stellen. Samen met je collega’s draag je zorg voor continuïteit van ondersteuning op de locaties en neem je waar nodig taken van elkaar over bij afwezigheid. De rol vraagt aandacht voor kwaliteit en efficiëntie: er wordt waarde gehecht aan nieuwsgierigheid naar digitale ontwikkelingen en slimme werkwijzen die secretariële processen kunnen verbeteren.

Je gaat deel uitmaken van een team van vijf secretaresses en werkt nauw samen met locatiemanagers en het bestuurssecretariaat. De organisatie biedt een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband, de mogelijkheid tot hybride werken in overleg, en diverse arbeidsvoorwaarden zoals een bruto maandsalaris conform schaal 40 (cao VVT, op basis van 36 uur), reiskostenvergoeding, eindejaarsuitkering, vakantiegeld, extra verlofuren, een telefoon en laptop van de zaak, fiscale regelingen en een pensioenregeling. Ook is er toegang tot online trainingen.

Het betreft twee vacatures vanwege pensionering van collega’s, met een gewenste start in februari/maart. Voor de invulling van de functies wordt bij voldoende goede reacties de vacature mogelijk eerder gesloten. De organisatie nodigt geïnteresseerden uit die zich zien werken in de ouderenzorg en managers willen ondersteunen met professioneel organisatietalent.

Functie eisen

Afgeronde mbo-4-opleiding in een secretariële richting, Relevante werkervaring als secretaresse of managementassistente, Goede digitale vaardigheden (Microsoft 365, SharePoint, Teams), Vermogen om nieuwe systemen en werkwijzen snel eigen te maken, Nauwkeurige en planmatige manier van werken, Organisatiesensitiviteit en sterke communicatieve vaardigheden, Zorgvuldige omgang met vertrouwelijke informatie, Proactieve en oplossingsgerichte houding, Beschikbaarheid van 20 of 24 uur per week en in elk geval de woensdag of vrijdag, Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) bij indiensttreding

Inschaling

Secretaresse / Locatie secretaresse