Vacatures

Functieomschrijving

Als managementassistent van de Facilitaire Dienst en de afdeling Informatisering & Automatisering ben je het administratieve hart van beide afdelingen. In deze zelfstandige, solo-ondersteuningsrol met veel eigen verantwoordelijkheid beheer je het contractbeheer en voer je factuurcontrole uit tot in detail. Je houdt het contractbeheersysteem actueel, plant leveranciersbeoordelingen en bewaakt dat contracten en facturen correct en goed gedocumenteerd zijn. Nauwkeurigheid en overzicht zijn essentieel: een soepel lopend contractbeheer draagt direct bij aan de continuïteit en doelmatigheid van de organisatie.

Je ondersteunt twee afdelingshoofden bij hun dagelijkse werkzaamheden, met name op het gebied van agendabeheer en correspondentie. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor HR-zaken binnen de afdeling, handel je schademeldingen en verzekeringszaken af en ben je een vraagbaak voor medewerkers van de Servicedesk. Bij projecten binnen Facilitaire Dienst en I&A neem je (incidenteel) notulen en lever je administratieve ondersteuning waar nodig. Hoewel je geen primaire secretaressefunctie hebt, vind je het geen probleem om secretaressewerkzaamheden incidenteel op te pakken.

Je start met een gedegen overdracht: je voorganger werkt je in en draagt zijn of haar kennis en werkwijzen over, zodat je snel zelfstandig kunt functioneren. De functie biedt ruimte om je werkzaamheden flexibel en zelfstandig in te richten. Hybride werken is gebruikelijk en er is in overleg veel mogelijk wat betreft thuiswerken; er is daarnaast een thuiswerkvergoeding beschikbaar.

De rol is ingebed in een informele, menselijke en niet-hiërarchische werkomgeving waar samenwerking en een prettige sfeer belangrijk zijn. Je werkt in een omgeving die ruimte biedt voor vernieuwing en ontwikkeling van je vakgebied en waar aandacht is voor balans en vitaliteit. Voor medewerkers zijn er faciliteiten en voorzieningen zoals een fietsplan, bedrijfsfitness en een jaarlijks balansbudget dat onder andere ingezet kan worden voor opleiding, extra verlof of salaris. Je werkt in nauwe samenwerking met de afdelingshoofden van Facilitair en Informatisering & Automatisering en met collega’s van de Servicedesk, HR en leveranciers.

De functie wordt aangeboden op basis van een tijdelijk dienstverband met de intentie tot een vast dienstverband. Het salaris is gekoppeld aan cao GGZ FWG 50 en de arbeidsvoorwaarden omvatten vakantietoeslag, eindejaarsuitkering en een ruim verlofpakket. De aanstelling kent een werkweek tussen 28 en 32 uur; binnen die uren krijg je verantwoordelijkheden die veel zelfstandigheid en een proactieve houding vereisen.

Kortom: dit is een functie voor iemand die op administratief gebied het overzicht bewaart, contracten en facturen zorgvuldig beheert en twee afdelingshoofden ondersteunt in een dynamische, informele organisatie. Je krijgt de kans om de rol vorm te geven, verbeteringen in processen aan te dragen en je administratieve expertise in te zetten binnen zowel facilitaire als IT-gerelateerde processen.

Functie eisen

mbo+/hbo werk- en denkniveau, enkele jaren relevante werkervaring, ervaring met systeemmatig werken (ervaring met Topdesk, AFAS of een contractbeheersysteem is een pré), uiterst nauwkeurig, integer en betrouwbaar, proactief en verbindend, snel kunnen schakelen en overzicht behouden, verklaring omtrent gedrag (VOG)

Inschaling

Managementassistent