Functieomschrijving

Ben jij zorgvuldig, gastvrij en houd je van afwisseling? Als Frontoffice secretaresse bij Vogellanden ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie. Je staat patiënten en bezoekers professioneel en persoonlijk te woord en zorgt ervoor dat ook achter de schermen alles goed georganiseerd is. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt: aan de telefoon, aan de balie of via de mail ontvang je patiënten, bezoekers en collega’s met uiteenlopende vragen en verwachtingen. Met luisteren, meedenken en doorverwijzen zorg je ervoor dat mensen snel bij de juiste persoon of afdeling terechtkomen en dat zij zich welkom en gerustgesteld voelen.

Je draagt ook bij aan het soepel laten verlopen van de dagelijkse planning. Je beheert agenda’s, plant en verzet afspraken en houdt rekening met verschillende behandelaren. Verder verwerk je formulieren en patiëntgegevens, onderhoudt administratieve dossiers en zorgt dat belangrijke informatie op de juiste plek terechtkomt. Door die combinatie van zichtbaar werk aan de balie en nauwkeurig werk achter de schermen ondersteun je het zorgproces en het werk van behandelaars en collega’s.

Je komt terecht in een betrokken en gezellig team op de hoofdlocatie in Zwolle, waar verschillende specialismen samenwerken rondom revalidatie, kliniek en polikliniek. Het team werkt persoonlijk en professioneel samen: collega’s helpen elkaar en zorgen dat iedereen zich prettig voelt. In dit team wisselen de rollen; de ene dag ligt de nadruk op frontoffice-werk en patiëntontvangst, een andere dag meer op receptietaken en administratieve werkzaamheden. Die afwisseling zorgt ervoor dat geen week hetzelfde is en dat je jezelf kunt blijven ontwikkelen binnen verschillende facetten van het werk.

Werktijden zijn wisselend: vroege, late en dagdiensten komen voor en er kan van je gevraagd worden in het weekend of op feestdagen te werken. Daarmee hoort flexibiliteit bij de functie en bij de manier waarop het rooster is opgebouwd.

Vogellanden is een zorgorganisatie voor revalidatie, bijzondere tandheelkunde en een gezonde leefstijl. De organisatie ondersteunt mensen zodat zij zo zelfstandig mogelijk kunnen leven. Op de hoofdlocatie in Zwolle werken meerdere disciplines samen, en daarnaast is Vogellanden actief op andere locaties in de regio. Als Frontoffice secretaresse ben je het gezicht van de organisatie: een verbindende functie tussen patiënt, zorgprofessional en organisatie waarbij jouw inzet direct bijdraagt aan de dagelijkse zorg en het welzijn van patiënten.

Functie eisen

MBO-3 werk- en denkniveau (bij voorkeur administratief/secretariële richting), bij voorkeur ervaring als receptionist(e)/frontofficemedewerker of binnen een medisch secretariaat, tactvol, klantgericht en empathisch, zelfstandig, kan goed prioriteiten stellen en houdt overzicht bij meerdere taken, flexibel inzetbaar en bereid te werken volgens een wisselend rooster inclusief mogelijk weekend- en feestdagen

Inschaling

Frontoffice secretaresse