Vacatures

Functieomschrijving

Wil jij bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit van de acute ketenzorg in onze regio, samen met een team gemotiveerde en ervaren collega’s? Als managementassistent bij Bureau Acute Zorg Euregio speel je daarin een sleutelrol. Je komt te werken binnen het ondersteunend bureau van het Regionaal Overleg Acute Zorgketen (ROAZ) Euregio, een samenwerkingsverband van partijen die betrokken zijn bij de acute zorg in Twente en de Oost-Achterhoek. Het bureau ondersteunt het ROAZ vanuit een onafhankelijke rol en draagt bij aan het versterken van de samenwerking tussen ketenpartners en het coördineren van het ROAZ-programma. Ook bij rampen en crises zorgt het ROAZ dat patiënten de juiste zorg op het juiste moment en op de juiste plek krijgen.

Je werkt in een compact en divers team van 17 collega’s: beleidsadviseurs, onderzoekers, projectleiders, kwartiermakers, communicatieadviseurs en secretariaat, onder leiding van een manager en medisch manager. De werkzaamheden zijn verdeeld over verschillende thema’s en portefeuilles die nauw met elkaar samenhangen. Daardoor werk je veel samen, zowel binnen het netwerk van ketenpartners als binnen het bureau zelf. Medewerkers werken flexibel: thuis, op kantoor of op externe locaties.

In deze functie verzorg je zelfstandig de planning, organisatie en administratieve afhandeling van scholingen, congressen, symposia en andere bijeenkomsten. Jij zorgt voor de inrichting van bijeenkomsten in de elektronische leeromgeving: van opgave tot certificaat. Daarnaast ondersteun je adviseurs en, waar nodig, de manager bij de organisatie en verslaglegging van expertgroepen en andere overlegstructuren vanuit de diverse portefeuilles.

Je maakt (complexe) afspraken van en voor adviseurs en de manager en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten waarbij je ook participeert. Tijdens vergaderingen notuleer je en onderscheid je hoofd- en bijzaken, je bewaakt afspraken en actiepunten en zorgt dat agenda’s en verslagen tijdig worden verspreid. Je ondersteunt daarnaast bij externe communicatie en verzorgt zakelijke correspondentie, zoals brieven, verslagen, memo’s en rapporten, waarbij je de huisstijl bewaakt. Samen met collega’s van het secretariaat beheer je de algemene e-mailbox en zorg je dat berichten op de juiste plek terechtkomen.

Naast de dagelijkse secretariële en organisatorische taken draag je zorg voor een ordentelijke archivering van documenten volgens de geldende normering. Je signaleert knelpunten, denkt vooruit en pakt zelfstandig zaken op wanneer dat nodig is. Af en toe wordt van je verwacht in de avonduren te werken wanneer dat hoort bij bijeenkomsten of vergaderingen.

De functie is organisatorisch en communicatief van aard: je bent het aanspreekpunt dat processen soepel laat verlopen, waarmee je bijdraagt aan de continuïteit en kwaliteit van de acute ketenzorg in de regio. Je komt in een werkomgeving waarin samenwerking, flexibiliteit en het zoeken van oplossingen centraal staan. Medisch Spectrum Twente (MST) is het traumacentrum dat in de regio wettelijk verantwoordelijk is voor het organiseren van het ROAZ; medewerkers van het bureau zijn daarom in dienst bij MST, wat betekent dat je onderdeel wordt van een groter ziekenhuisorganisatie en kunt profiteren van de ontwikkel- en secundaire arbeidsvoorwaarden die MST biedt.

De functie heeft een contract voor de duur van één jaar met de intentie tot verlenging en is voor 24 uur per week. Je krijgt de kans om te werken in een betrokken en warm team, met mogelijkheden voor bijscholing en doorgroeien binnen het ziekenhuis. Daarnaast kent de organisatie aandacht voor een goede balans tussen werk en privé en organiseert zij ook informele activiteiten zoals teamuitjes. Locatie en bereikbaarheid zijn gunstig: MST ligt op korte loopafstand van bus- en treinstation.

Functie eisen

Aantoonbaar MBO+/HBO werk- en denkniveau, Ruime relevante werkervaring als managementassistent, secretaresse of vergelijkbare ondersteunende functie, Ervaring met zelfstandig organiseren en coördineren van scholingen, bijeenkomsten en overleggen, In staat inhoudelijke overleggen te volgen en hoofd- en bijzaken te onderscheiden, Affiniteit met de zorg, Kan zaken goed structureren en prioriteren en blijft onder tijdsdruk accuraat werken, Proactieve, resultaatgerichte en ondernemende houding, Tactvol, assertief, organisatiesensitief en klantgericht, Communicatief vaardig en beheerst Nederlands feilloos, Enige vaardigheid in Duitse taal is een pré, Uitgebreide kennis van MS-Office 365, Bereidheid af en toe in de avonduren te werken

Inschaling

Managementassistent