Administratief medewerker

Functieomschrijving

Ben je op zoek naar een afwisselende secretariële functie in een dynamische, regionale werkomgeving en wil je bijdragen aan het verbeteren van de acute zorgketen in de regio Zwolle? Als secretaresse binnen het Netwerk Acute Zorg regio Zwolle (NAZrZ) werk je in een kleine, doelgerichte organisatie die regionaal coördineert, verbindt en ondersteunt op het gebied van acute zorg. Het NAZrZ is ondergebracht bij Isala, het aangewezen traumacentrum in de regio, en heeft een breed werkveld dat zich uitstrekt van reguliere acute zorgketens en traumazorg tot crisis- en rampenvoorbereiding, educatie en de ondersteuning van het Regionaal Overleg Acute Zorg (ROAZ).

In deze functie ben je het organisatorische en secretariële steunpunt van het netwerk. Je bent verantwoordelijk voor het plannen en notuleren van diverse vergaderingen en het opstellen van (concept)verslagen. Je neemt binnenkomende telefoongesprekken, e-mails en post af en verwerkt deze correct en efficiënt. Daarbij ondersteun je het officemanagementteam en bied je secretariële back-up voor de manager en beleidsmedewerkers. Je draagt ook bij aan de organisatie en coördinatie van scholingsactiviteiten en andere regionale projecten die helpen om de acute zorg te verbeteren en te professionaliseren.

Je werkzaamheden vinden plaats in een context waarin goede afstemming tussen meerdere partijen essentieel is. Het NAZrZ werkt samen met ziekenhuizen, hulpdiensten, onderwijsinstellingen en regionale en landelijke stakeholders. Als secretaresse zorg je ervoor dat afspraken helder zijn, dat vergaderingen goed zijn voorbereid en dat besluiten en vervolgacties helder worden vastgelegd en opgevolgd. Je bent daarmee een belangrijke schakel in het realiseren van concrete verbeteringen in de acute zorg.

Het team bestaat uit officemanagement, beleidsmedewerkers en de manager van het Netwerk Acute Zorg. Samen zetten jullie in op zichtbaarheid, adviseren en ondersteunen van ketenpartners en op het implementeren van regionale afspraken zoals het Integraal Zorg Akkoord (IZA). Je werkt in nauwe samenwerking met direct betrokkenen bij het ROAZ en andere regionale samenwerkingspartners. De sfeer is professioneel, resultaatgericht en collegiaal; er is aandacht voor het vakinhoudelijke en voor de onderlinge samenwerking.

De functie vraagt om een georganiseerde aanpak en het vermogen om overzicht te houden in een omgeving waar prioriteiten kunnen verschuiven. Je bent betrokken en communicatief vaardig, schakelt makkelijk met verschillende doelgroepen en weet in vergaderingen hoofd- en bijzaken snel te onderscheiden. Omdat het gaat om regionale afstemming en vaak meerdere betrokken partijen, is het belangrijk dat je zorgvuldig werkt en dat je notulaten helder en bruikbaar zijn voor verschillende lezers.

De tijdelijke opdracht is bedoeld als vervanging tijdens zwangerschapsverlof en biedt een concrete periode om ervaring op te doen in een regionaal netwerk: je arbeidsovereenkomst loopt van 17 augustus 2026 tot en met 15 januari 2027, voor 28 tot 32 uur per week. Je werkt bij voorkeur op vaste momenten in de week zodat de continuïteit van notuleren en ondersteuning gewaarborgd is. Tegelijk is er enige flexibiliteit in overleg mogelijk, mits je aanwezig kunt zijn bij reeds geplande vergaderingen.

Als collega in het NAZrZ krijg je de ruimte om secretariële processen mede vorm te geven en uit te bouwen. Je verricht zowel routinematige als projectmatige werkzaamheden en je ondersteunt bij de borging van processen. De functie biedt afwisseling tussen operationele taken en bijdragen aan de ontwikkeling van de secretariële organisatie binnen het netwerk.

Werkgeversvoorwaarden omvatten een salarisindeling volgens de cao Ziekenhuizen (functiegroep 40), secundaire arbeidsvoorwaarden zoals pensioen via Pensioenfonds Zorg & Welzijn en extra’s als een 13e maand en aanbod op het gebied van welzijn en ontwikkeling. De werklocatie bevindt zich binnen de organisatie van Isala in Zwolle; functioneel werk overleg en samenwerking vinden regionaal plaats.

Kortom: deze positie is passend voor een georganiseerde, proactieve en communicatief sterke secretariële professional die in een regionale, zorginhoudelijke context het verschil wil maken. Je levert een directe bijdrage aan de kwaliteit en samenhang van de acute zorgketen in de regio Zwolle door heldere planning, professionele vergaderondersteuning en betrouwbare secretariële uitvoering.

Functie eisen

Aantoonbaar mbo+/hbo-werk- en denkniveau, Ervaring met MS Office (Word, Excel, Teams, PowerPoint, Outlook), Communiceert helder en professioneel in het Nederlands, Ervaring met notuleren (ervaring met AI-ondersteuning is een pré), Organisatietalent en het vermogen meerdere zaken tegelijkertijd te overzien en uit te voeren

Inschaling

Secretaresse