Functieomschrijving

Krijg jij energie van organiseren, snel schakelen en ontzorgen? Als managementassistent bij Ketencapaciteitsmanagement (KCM) ben jij de verbindende kracht die zorgt voor overzicht en structuur. Binnen KCM ondersteun je zowel de bedrijfskundig manager als de afdelingsmanager en zorg je dat de werkzaamheden achter de schermen soepel verlopen, zodat de managers zich kunnen richten op de inhoud en ontwikkeling van de afdeling.

Je beheert agenda’s, plant afspraken en organiseert overleggen. Je bereidt overleggen zorgvuldig voor, notuleert en bewaakt de opvolging van afspraken en actiepunten. Daarbij stel je de juiste prioriteiten en onderhoud je het contact met interne en externe stakeholders. Je houdt de regie en attendeert de managers op zaken die aandacht vragen.

Het gebruik van Teams, Outlook en andere innovatieve toepassingen is vanzelfsprekend voor het uitvoeren van je werkzaamheden. Daarnaast verzorg je uiteenlopende secretariële en organisatorische taken, zoals het doen van bestellingen en het organiseren van bijeenkomsten. Je schakelt gemakkelijk tussen werkzaamheden en contactpersonen en bewaart ook in een dynamische omgeving het overzicht. Flexibiliteit en stressbestendigheid zijn belangrijk: er wordt gewerkt in een (kleine) kantoortuin met de nodige dynamiek en soms hectiek.

KCM omvat MST Flex, OK- en opnameplanning, het Transferpunt, de avond-, nacht- en weekendhoofden (ANW-hoofden) en Integraal Capaciteitsmanagement (ICM). De afdeling richt zich op het optimaal organiseren en benutten van de beschikbare zorgcapaciteit binnen MST door personeel, OK-capaciteit en ziekenhuisbedden integraal te plannen en op elkaar af te stemmen. Dit gebeurt op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Als managementassistent werk je in het hart van deze afdeling, waar plannen, organiseren en samenwerken centraal staan.

Je krijgt de ruimte om mee te denken over hoe werkzaamheden slimmer en efficiënter georganiseerd kunnen worden en speelt in op wat nodig is voordat erom gevraagd wordt. De functie vraagt een proactieve houding en organisatietalent: je biedt professionele ondersteuning waarop managers en de afdeling kunnen vertrouwen.

Werken bij MST betekent onderdeel zijn van één van de grootste topklinische ziekenhuizen van Nederland. Het ziekenhuis biedt vrijwel alle vormen van zorg, werkt samen met regionale partners en besteedt aandacht aan opleiding en ontwikkeling van zorgprofessionals. MST investeert in een veilige, inclusieve en inspirerende werkomgeving waarin medewerkers zich kunnen ontwikkelen.

Wat je van deze functie kunt verwachten: een baan waarin geen dag hetzelfde is en waarin je echt van betekenis bent. Je komt in een betrokken en warm team terecht en er is aandacht voor ontwikkeling, met mogelijkheden voor bijscholing en doorgroeien binnen het ziekenhuis. MST organiseert ook ontspanning, zoals teamuitjes, en besteedt aandacht aan een gezonde werk-privébalans.

Arbeidsvoorwaarden in het kort: een goed brutomaandsalaris conform CAO Ziekenhuizen, FWG 45 (op basis van 36 uur), secundaire voorwaarden zoals een eindejaarsuitkering en vakantiegeld, opbouw van Persoonlijk Levensfase Budget, toeslagen voor onregelmatige diensten en mogelijkheid tot hybride werken afhankelijk van de functie. Verder zijn er ontwikkelmogelijkheden, korting op sportschoolabonnementen, collectieve zorgverzekeringen en toegang tot het online leerplatform Goodhabitz. MST is goed bereikbaar: het ligt op ongeveer 10 minuten lopen van bus- en treinstation.

Functie eisen

Afgeronde opleiding tot directiesecretaresse of managementassistent op mbo+- of hbo-niveau, Ruime ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie (bij voorkeur binnen een zorgorganisatie), Zelfstandig en proactief werken, Prioriteiten stellen en overzicht behouden bij meerdere taken, Nauwkeurig en gestructureerd werken met oog voor detail, Heldere communicatieve vaardigheden en schakelen met verschillende gesprekspartners, Zeer vaardig met Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint), Tactvol, klantgericht en betrouwbaar; zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie, Kennis van interne processen en werkwijzen van MST is een pré, Flexibiliteit en soepel inspelen op veranderende plannen en prioriteiten

Inschaling

Managementassistent