Secretaresse

Functieomschrijving

Ben jij die teamsecretaresse die overzicht houdt als er veel tegelijk gebeurt? Als teamsecretaresse binnen het secretariaat van de Crisisdienst en het Centraal AanmeldPunt (CAP) ben je een belangrijke schakel voor behandelaren en zorgprofessionals. Je werkt op de locatie Helmerzijde in Enschede, binnen het circuit Acute Zorg, in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is en waar jouw georganiseerde aanpak helpt dat de zorg soepel doorloopt.

Je houdt je bezig met het plannen en beheren van agenda’s van behandelaren en het verwerken en administratief afhandelen van aanmeldingen. Binnen het CAP zorg je voor het inplannen van aanmeldingen binnen beschikbare screeningsblokken en bewaak je dat afspraken administratief correct en tijdig worden verwerkt. Je verwerkt cliëntgegevens in het cliëntregistratiesysteem en je beantwoordt en handelt telefoontjes en e-mails af. Daarnaast ondersteun je behandelaren en collega’s bij uiteenlopende taken en signaleer je waar administratieve processen extra aandacht behoeven.

Binnen de Crisisdienst ligt het werk vaak ad hoc; situaties vragen om snel schakelen en het stellen van de juiste prioriteiten. Juist in die hectiek bewaak jij het overzicht en zorg je dat alles zo soepel mogelijk blijft verlopen. Je denkt mee over een efficiënte planning en werkwijze en draagt daarmee bij aan de continuïteit van het secretariaat en de toegankelijkheid van de Acute Zorg.

Je komt terecht in een informele organisatiecultuur waar de lijnen kort zijn, medewerkers elkaar gemakkelijk vinden en er samen wordt opgepakt wat nodig is. Binnen het secretariaat ondersteun je onder andere CAP-screeners en de Crisisdienst; jouw rol maakt het mogelijk dat behandelaren zich kunnen concentreren op inhoudelijke zorg. De functie is voor 20–24 uur per week verdeeld over meerdere dagen, waarbij beschikbaarheid op dinsdag, donderdag en vrijdag wenselijk is.

De organisatie waardeert initiatief en biedt ruimte om mee te denken over werkprocessen en planning. Werkzaamheden wisselen per dag en per dienst, waardoor je in een afwisselende en betrokken werkomgeving terechtkomt.

Functie eisen

afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo-4-niveau, affiniteit met de zorg en met onze doelgroep, zelfstandige proactieve oplossingsgerichte werkhouding, gevoel voor planning en organisatie en administratieve processen, bij voorkeur kennis van User Alta, ervaring met Outlook, Word en Excel

Inschaling

Teamsecretaresse