Secretaresse

Functieomschrijving

Wil jij bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit van de acute ketenzorg in onze regio, samen met een team gemotiveerde en ervaren collega’s? Dan zijn wij op zoek naar jou!

De kwaliteit, beschikbaarheid en continuïteit van de acute zorg op een goede manier organiseren – dat is de opdracht van ROAZ Euregio. We werken samen over grenzen van landen en organisaties, we kijken proactief naar ontwikkelingen en we pakken problemen samen aan. Zo zorgen we dat een patiënt in de Euregio met een acute zorgvraag op het juiste moment, op de juiste plaats de juiste zorg ontvangt. Ook in geval van rampen en crises.

Bureau Acute Zorg Euregio is het ondersteunend bureau van het Regionaal Overleg Acute Zorgketen (ROAZ) Euregio: een samenwerkingsverband van partijen die betrokken zijn bij de acute zorg in Twente en de Oost-Achterhoek. Het bureau ondersteunt het ROAZ vanuit een onafhankelijke rol en coördineert de uitvoering van het ROAZ-programma. Medewerkers van het bureau zijn in dienst bij Medisch Spectrum Twente en werken flexibel thuis, op kantoor of op externe locaties.

Het team van Bureau Acute Zorg Euregio bestaat uit 17 medewerkers, waaronder beleidsadviseurs, onderzoekers, projectleiders, kwartiermakers, communicatieadviseurs en secretariaat, onder leiding van een manager en medisch manager. Binnen het bureau zijn werkzaamheden verdeeld in verschillende thema’s en portefeuilles die nauw met elkaar samenhangen, waardoor samenwerking binnen het netwerk én binnen het bureau centraal staat.

In deze functie verzorg je de planning, organisatie en administratieve afhandeling van scholingen, congressen, symposia en andere bijeenkomsten. Je richt scholingen en bijeenkomsten in via de elektronische leeromgeving van opgave tot certificaat en ondersteunt adviseurs en zo nodig de manager bij de organisatie en verslaglegging van expertgroepen en andere overlegstructuren.

Je maakt (complexe) afspraken voor de adviseurs en de manager, organiseert vergaderingen en bijeenkomsten en participeert hierin waar nodig. Tot je werkzaamheden behoort notuleren van vergaderingen en het tijdig versturen van agenda’s en verslagen. Daarnaast draag je bij aan externe communicatie en verzorg je zakelijke correspondentie door brieven, verslagen, memo’s en rapporten uit te werken en daarbij de huisstijl te bewaken. Samen met collega’s van het secretariaat beheer je de algemene e-mailbox en zorg je dat binnenkomende mails op de juiste plaats terechtkomen.

Verder zorg je voor een ordentelijke archivering van documenten volgens normering. De functie vraagt om nauwkeurigheid in zowel organisatie als administratieve afhandeling, en om samenwerken in een multidisciplinair team dat zich richt op het verbeteren van de acute zorgketen in de regio.

Het bureau biedt eenjarige aanstelling met de intentie tot verlenging en heeft als werkgever Medisch Spectrum Twente, het traumacentrum dat regionaal de wettelijke verantwoordelijkheid heeft voor de organisatie van het ROAZ. Werkomgeving is betrokken en gericht op samenwerking met regionale partners.

Functie eisen

MBO+/HBO werk- en denkniveau, ruime relevante werkervaring, affiniteit met de zorg, goed kunnen structureren en prioriteren, onder tijdsdruk gestructureerd en accuraat werken, proactieve en resultaatgerichte houding, tactvol en assertief, organisatiesensitief en klantgericht, communicatief vaardig met feilloos Nederlands, enige vaardigheid in Duits is pré, uitstekende beheersing van MS-Office 365, beschikbaar op maandag-woensdag-donderdag en flexibel inzetbaar op andere dagen en incidenteel avonden

Inschaling

Secretaresse