Secretaresse

Ben jij een organisatietalent dat moeiteloos schakelt, vooruitdenkt en overzicht bewaart?

Als management-/directiesecretaresse ben jij een enthousiaste duizendpoot en de spil in de organisatie die ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Waarom deze baan bij jou past?
Als management/directiesecretaresse (M/V) vorm jij de onmisbare en stabiele basis, waardoor de regiodirecteur haar werkzaamheden effectief en efficiënt kan uitvoeren. In deze rol ondersteun je de regiodirecteur en het management op zowel organisatorisch als administratief vlak. Jij zorgt voor structuur, overzicht en continuïteit in een dynamische werkomgeving waar geen dag hetzelfde is.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en weet precies wat er speelt. Met jouw proactieve houding ontzorg je het management en zorg je dat processen efficiënt verlopen. De dynamiek van onze organisatie komt terug in jouw dagelijkse werkzaamheden. Naast administratieve taken, zoals afspraken inplannen, facturen controleren en diverse systemen bijhouden, omvat jouw rol ook het regelen van bestellingen voor de managers. Bloemen, taarten, cadeaubonnen – jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld.

Jouw bureau is een bruisende plek waar ad hoc zaken als een tweede natuur aanvoelen.

Collega’s en medewerkers weten jou te vinden met vragen variërend van terreinissues tot het regelen van lunches. En dan zijn er nog de evenementen. Van Dag van de Zorg tot kerstborrel; jij bent de drijvende kracht achter de organisatie. En met jouw vriendelijke communicatievaardigheden ben je een prettig aanspreekpunt voor iedereen die ons kantoor binnenloopt. Als vanzelfsprekend ben je bereid om andere taken op te pakken ter ondersteuning, mocht dit nodig zijn. Jouw flexibiliteit en veelzijdigheid maken jou een waardevolle kracht in het team.

Wat ga je doen?

• Beheren van complexe agenda’s van de regiodirecteur en managers en het plannen van afspraken
• Coördineren en voorbereiden van overleggen, inclusief verslaglegging
• Bewaken van actiepunten, deadlines en opvolging
• Verzorgen van correspondentie (o.a. e-mail)
• Ondersteunen bij administratieve processen en systeembeheer
• Organiseren van bijeenkomsten en evenementen
• Regelen van facilitaire zaken zoals bestellingen, lunches en kantoorbeheer
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor collega’s, cliënten en bezoekers

Wat heb je nodig?

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding (directie-/managementsecretaresse of vergelijkbaar)
• Aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie
• Sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen
• Proactief, stressbestendig en flexibel
• Integer en zorgvuldig met vertrouwelijke informatie
• Representatief, gastvrij en communicatief vaardig
• Digitaal vaardig, met name binnen Office 365 en moderne communicatiemiddelen
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal

Wat krijg je ervoor terug?

• Een tijdelijk contract voor 36 uur per week met uitzicht op een vast dienstverband. Vier werkdagen van negen uur en in overleg deels thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.
• Salaris conform CAO Gehandicaptenzorg (FWG 40): €2.836,- tot €3.825,- o.b.v. fulltime en ervaring
• 8% vakantiegeld en 8,33% eindejaarsuitkering
• 144 vakantie-uren + 57 balansuren per jaar (o.b.v. 36 uur)
• Pensioenopbouw via Pensioenfonds Zorg en Welzijn
• Een afwisselende functie binnen een betrokken en professionele organisatie

Over 's Heeren Loo

Werken bij ’s Heeren Loo Gelderland Midden
Je komt te werken bij ’s Heeren Loo, een organisatie die zich inzet voor mensen met een verstandelijke beperking. Je ondersteunt de regiodirecteur en het management binnen de regio Gelderland Midden. Je werkplek bevindt zich op het bosrijke woonzorgpark De Hartenberg in Wekerom. Naast het woonzorgpark vallen ook diverse locaties in Ede, Arnhem, Veenendaal, Wageningen en Barneveld onder de regio.

De regio biedt zorg aan een grote diversiteit aan doelgroepen, van kinderen tot ouderen en van intensieve verblijfszorg tot ambulante begeleiding dagbesteding op boerderijen. Je vormt samen met twee collega’s het regiosecretariaat en bent onderdeel van een regio waar samenwerking, stressbestendigheid, organisatietalent en een proactieve houding de kern vormen van onze cultuur.

We willen je verzoeken om bij je reactie een CV en motivatiebrief toe te voegen om een goed beeld te krijgen voorafgaand aan een eventueel gesprek. Bij voorbaat dank!