Secretaresse

Functieomschrijving

Ben jij een energieke en proactieve secretaresse die graag vooruitdenkt, overzicht houdt en managers écht ontzorgt? Als locatie secretaresse bij Zorggroep Noordwest-Veluwe ben jij de verbindende schakel voor de locatiemanagers binnen de sector Wonen & Leven. Je werkt vanuit meerdere zorglocaties in Ermelo, Harderwijk en Nunspeet en maakt deel uit van een professioneel secretaresseteam waarin samenwerking en zelfstandigheid centraal staan.

In deze functie zorg je voor overzicht, structuur en een soepel verloop van secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je bent nauw betrokken bij de planning en organisatie van vergaderingen, je bereidt overleggen voor en notuleert. Je bewaakt afspraken en actiepunten, zodat besluiten worden opgevolgd en processen doorlopen. Naast het vergaderproces ondersteun je bij de communicatie richting bewoners en relaties: je verzorgt nieuwsbrieven en assisteert bij bewonersbijeenkomsten, vieringen en andere activiteiten.

Een belangrijk deel van je werk bestaat uit agenda- en mailboxbeheer. Je plant interne en externe afspraken, verzorgt correspondentie en uitnodigingen en zoekt continu naar mogelijkheden om je werkzaamheden slimmer en efficiënter in te richten, onder andere door digitale ontwikkelingen te benutten. Je verwerkt bestellingen en registraties in systemen zoals AFAS en houdt overzichten actueel, zodat managers betrouwbare informatie hebben om op te sturen.

Je ondersteunt ook bij de Cliëntenraad: je helpt met voorbereidingen voor vergaderingen, notuleert en beheert de bijbehorende mailbox. Daarnaast ondersteun je bij de planning van audits, projecten en bijeenkomsten en bied je, afhankelijk van de locatie, aanvullende secretariële ondersteuning aan organisatiebrede commissies. Je werkzaamheden variëren daarmee van routineopdrachten tot incidentele projecttaken en evenementenondersteuning.

Je maakt onderdeel uit van een team van ongeveer vijf secretaresses en werkt nauw samen met collega’s van het bestuurssecretariaat en de locatiemanagers op de verschillende locaties. De werkplekken zijn verspreid over locaties zoals De Arcade, De Amaniet, De IJsvogel en Kroondomein in Ermelo en Boerhaavehof, Villa Verde, Weideheem en Ittmannshof in Harderwijk en Nunspeet. Door die spreiding werk je geregeld op verschillende locaties en is samenwerken met collega’s op afstand en hybride werken onderdeel van de praktijk.

De organisatie biedt een afwisselende werkomgeving binnen de ouderenzorg, waarbij je veel eigen verantwoordelijkheid krijgt. Je krijgt ruimte om zelfstandig te werken en wordt aangemoedigd mee te denken over verbeteringen in werkprocessen. In het secretaresseteam wordt onderling opgeschaald en helpt iedereen bij afwezigheid van anderen; collegialiteit en kennisdeling zijn belangrijk.

Zorggroep Noordwest-Veluwe biedt een jaarcontract voor 20–24 uur per week met uitzicht op een vast dienstverband. Er wordt een hybride werkmogelijkheid geboden, in overleg met je manager. Tot de arbeidsvoorwaarden behoren een bruto maandsalaris volgens schaal 40 (cao VVT), een eindejaarsuitkering en vakantiegeld, een reiskostenvergoeding per kilometer, extra verlofbudget bovenop de wettelijke vakantie-uren en een telefoon en laptop van de zaak. Daarnaast kun je gebruikmaken van fiscale voordelen en onbeperkt gratis online trainingen via GoodHabitz.

De functie vraagt om iemand die initiatief neemt, oplossingsgericht werkt en goed kan schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je werk ondersteunt mensen die direct verbonden zijn aan de zorg- en leefomgeving van bewoners; jouw rol draagt daardoor bij aan de kwaliteit van de organisatie en het welzijn van de bewoners. Vanwege het vertrek van twee collega’s zoekt de organisatie per februari/ maart twee nieuwe secretaresses voor de aangegeven locaties. Je maakt onderdeel uit van een betrokken organisatie die dichtbij, verbonden en bekwaam wil zijn in de ondersteuning van zelfstandig leven van ouderen.

Functie eisen

Afgeronde mbo-4-opleiding in een secretariële richting, Relevante werkervaring als secretaresse of managementassistente, Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft 365, SharePoint en Teams, Vermogen om nieuwe systemen en werkwijzen snel eigen te maken, Nauwkeurige en planmatige manier van werken, Organisatiesensitiviteit en sterke communicatieve vaardigheden, Zorgvuldige omgang met vertrouwelijke informatie, Proactieve en oplossingsgerichte houding, Collegiale instelling en bereidheid taken over te nemen, Beschikbaarheid van 20 of 24 uur per week en in elk geval beschikbaar op woensdag of vrijdag, Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) bij indiensttreding

Inschaling

Secretaresse / managementassistente locatie