Secretaresse

Functieomschrijving

Veilig Thuis IJsselland werkt in 11 gemeenten als advies- en meldpunt voor iedereen die met (vermoedens van) huiselijk geweld en/of kindermishandeling te maken heeft. Binnen deze organisatie ondersteunt het secretariaat het primaire proces en vormt het een belangrijke schakel tussen collega's, betrokkenen en externe bezoekers.

Als secretariaatsmedewerker ben je werkzaam op het secretariaat en werk je samen met enthousiaste collega’s. Het grootste deel van je tijd besteed je aan ondersteuning van het primaire proces: verwerken van e-mails, het aanmaken en beheren van dossiers in het cliëntregistratiesysteem (Clavis), selecteren van in- en uitgaande post en het voorleggen van stukken ter afhandeling. Je redigeert rapportages en ziet erop toe dat dossierstukken op orde zijn. Daarnaast zit een deel van je werkzaamheden aan de receptie, waar je telefoongesprekken aanneemt, doorverbindt naar de juiste afdeling of collega en gasten ontvangt.

Incidenteel plan je afspraken voor het management en organiseer je bijeenkomsten. De functie is veelzijdig en vraagt samenwerking met ongeveer 80 collega’s binnen de organisatie. Het kantoor is in Zwolle; gedeeltelijk thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.

De rol vraagt nauwkeurigheid, klantgerichtheid en een servicegerichte houding omdat je veelvuldig contact hebt met zowel interne als externe partijen. Je ondersteunt processen die bijdragen aan veilige en adequate dienstverlening richting cliënten en professionals en bent daarmee een betrouwbare en representatieve kracht binnen Veilig Thuis IJsselland.

Functie eisen

Administratieve opleiding afgerond, Ervaring met vergelijkbare administratieve/secretariële taken (dossierbeheer, postverwerking, receptiewerk), Ervaring met geautomatiseerde systemen (bij voorkeur cliëntregistratiesystemen zoals Clavis), Klantgericht en servicegericht, Nauwkeurig en organisatorisch vaardig

Inschaling

Secretariaatsmedewerker