Vacatures

Functieomschrijving

Als secretaresse binnen het team Transculturele Psychiatrie ben je de spin in het web die zorgt dat het secretariaat soepel en professioneel functioneert. Je werkt vanuit de locaties in Zwolle en Deventer en vormt samen met twee collega’s het secretariaat van het behandelteam. Geen dag is hetzelfde: je balanceert tussen routineuze administratieve taken en ad-hoc verzoeken, bewaakt processen en ondersteunt het behandelteam zodat cliënten en collega’s kunnen rekenen op een goed georganiseerd secretariaat.

Je werkzaamheden variëren van het beheren van mailboxen en het beantwoorden van telefoon- en bezoekersverkeer tot het plannen en beheren van afspraken en agenda’s. Je bereidt vergaderingen voor, werkt uit en verzorgt correspondentie en post. Verder volg je administratieve processen rondom aanmelding en uitschrijving van cliënten en hou je actiepunten en afspraken bij zodat opvolging tijdig plaatsvindt. Je hebt oog voor het signaleren van mogelijke knelpunten en onderneemt zelf actie of bespreekt vervolgstappen met het team.

Binnen Transculturele Psychiatrie staat aandacht voor de culturele achtergrond en context van cliënten centraal. Dat vraagt om nauwkeurigheid en sensitiviteit in de administratieve ondersteuning: je bent het eerste aanspreekpunt voor cliënten en verwijzers en draagt daarmee bij aan kwaliteit van zorg en cliëntbeleving. Je werkt nauw samen met behandelaren en collega’s, denkt mee over procesverbeteringen en draagt actief bij aan een efficiënt ingerichte werkplek.

Het team kenmerkt zich door professionaliteit en betrokkenheid. Samenwerking, flexibiliteit en een oplossingsgerichte houding worden gewaardeerd. Je krijgt ruimte om mee te denken over werkprocessen en om jezelf verder te ontwikkelen. De functie is goed ingebed binnen de organisatie van Dimence, die specialistische geestelijke gezondheidszorg levert en een cultuur van kennisdeling en samenwerkingsgerichte ontwikkeling stimuleert.

Kortom: ben je iemand die overzicht houdt, vooruitdenkt en graag zorgt dat alles achter de schermen goed geregeld is? In deze rol ondersteun je het behandelteam en het secretariaat met administratieve vaardigheid, proactieve houding en betrokkenheid bij de zorgcontext.

Functie eisen

Afgeronde opleiding tot secretaresse, managementassistent of vergelijkbaar, Relevante secretariële/administratieve werkervaring, Beheersing van Nederlands en Engels, Goed kunnen omgaan met drukte en veranderende prioriteiten, Betrouwbaar en zorgvuldig in omgang met vertrouwelijke informatie, Ervaring met digitale systemen (ervaring met Microsoft 365 en USER is een pré), Beschikbaar op dinsdag, woensdag en vrijdag, Ervaring binnen de ggz is een pré

Inschaling

Secretaresse